A metodologia de Strategic Sourcing foi desenvolvida em 2001 e, ao longo dos anos, se tornou a melhor prática quando o assunto é a redução de custos e melhoria da rentabilidade das empresas.
Ainda que tenha sofrido variações ao longo dos anos, seu objetivo permanece o mesmo: melhorar o processo de aquisição de produtos ou serviços e a performance dos fornecedores, minimizar riscos e, claro, reduzir custos.
E essa metodologia se traduz em 7 passos específicos, que visam obter tais benefícios de maneira duradoura. São eles:
Passo 1 - Trace o perfil da Categoria
Entender todos os detalhes da categoria de gastos (Spend Category) é o primeiro passo do processo de Strategic Sourcing. Isso significa definir a categoria e itens que a compõem. Qual a quantidade utilizada atualmente? Que tipos e tamanhos são utilizados? Quem são os usuários desses itens e onde estão localizados? Quem mais está envolvido nessa cadeia de suprimentos?
Registrar essas informações com o maior número de detalhes possível, e mantê-los atualizados, é primordial para uma boa aplicação do Strategic Sourcing.
Passo 2 - Analise os Fornecedores
Nesse passo, devem ser identificados os fornecedores, locais e globais, que irão participar do processo. É preciso conhecer a fundo os componentes de custo do produto ou serviço a ser adquirido e analisar os fornecedores existentes no mercado para melhor entender os riscos e oportunidades de cada um.
E, além do custo do produto ou serviço propriamente dito, é preciso conhecer as demais variáveis de cada fornecedor, como custos de transporte e manuseio, e de que forma tais variáveis impactarão o valor final.
Passo 3 - Desenvolva a Estratégia
Escolher qual será o fornecedor, considerando como minimizar riscos e custos, é a forma correta de desenvolver a estratégia de compras.
E, para tal escolha, é mandatório a existência de um time composto por pessoas de funções variadas, que irão avaliar os riscos e impactos de cada fornecedor de diferentes maneiras.
A estratégia será dependente das alternativas reais para os fornecedores atuais, o quão competitivo é o mercado de fornecimento e - um ponto muito importante - qual a abertura para a utilização de novos fornecedores.
Passo 4 - Escolha o Método de compra
O método mais comum é a utilização de RFPs - Request for Proposal - para solicitar orçamentos. A RFP deverá incluir as especificações dos produtos ou serviços necessários e os requerimentos de entrega ou prestação, devendo solicitar, também, o detalhamento do preço e requerimentos legais e financeiros para o fornecimento.
E, geralmente, os critérios de avaliação também são mencionados na RFP.
Passo 5 - Negocie e Selecione
A primeira rodada do processo de negociação, após o primeiro filtro de orçamentos recebidos, deverá ser conduzido com os vários fornecedores selecionados e solicitando, quando necessário, detalhamentos adicionais.
Uma boa estratégia de compras se inicia com a realização de várias rodadas de negociação para que se obtenha os finalistas do processo de compra.
A seleção final do fornecedor ganhador deverá ser feita pelo time e aprovada conforme os processos estabelecidos.
Passo 6 - Implemente e Integre
Nesse momento, os fornecedores selecionados deverão ser notificados e envolvidos no processo de implementação, que irá variar de acordo com o grau de mudanças a ser realizado.
O plano de comunicação deverá incluir todas as melhorias ao processo de compra, bem como todas as alterações de especificações, mudanças nas entregas e prestações, além dos requerimentos de serviços e valores.
É primordial que todos os envolvidos no processo, bem como os usuários dos itens e serviços a serem adquiridos, sejam comunicados da mudança.
Passo 7 - Compare e Acompanhe
Esse é um elemento chave para o gerenciamento do processo de compras. É o início de um ciclo contínuo, que começa com a comparação do item ou categoria com o mercado (Benchmarking), monitorando resultados e garantindo que os benefícios, operacionais e financeiros, estejam sendo atingidos.
A seguir, uma vez que os mercados evoluem constantemente, é preciso retornar ao Passo 1 e manter o processo de compras estratégica em um ciclo de melhoria contínua, sempre buscando os melhores resultados.
Ao utilizar a metodologia de Strategic Sourcing, sua empresa melhora os resultados da operação e a satisfação de seus clientes, ao acelerar processo e oferecer melhores preços. Além disso, também há melhora na rentabilidade e lucratividade de sua empresa, ao produzir com custos reduzidos.
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